Od Excelu k jednotné datové základně pro efektivní řízení zakázek

Cíl projektu

ZVVZ potřebovala sjednotit a zefektivnit proces vyhodnocování zakázek. Cenové nabídky se dříve vytvářely v různých Excel formátech, což znemožňovalo jejich porovnání i propojení s daty z Helios. Cílem projektu proto bylo vytvořit aplikaci pro zadávání cenových nabídek v jednotné podobě a datový sklad, který propojí nabídky se skutečnými náklady. Díky tomu může ZVVZ sledovat, kdo a kdy nabídku upravil, porovnávat plánované a reálné náklady v jednotlivých fázích výroby a vyhodnocovat ziskovost zakázek včetně detailního rozpadu na mzdové, materiálové či kooperované náklady.

1

aplikace pro všechny zákaznické nabídky

6

fází vyhodnocování zakázek

Projekt jsme zahájili detailní analýzou podkladů, které měl zákazník k dispozici. Součástí zadání byla také existující dokumentace připravená předchozím dodavatelem, kterou jsme využili jako vstupní kontext. Pro další návrh řešení jsme se ale rozhodli opřít především o reálná data a skutečné procesy.

Zaměřili jsme se na analýzu šablon z Helios, prošli dostupná data a ve spolupráci se ZVVZ jsme detailně definovali, jak mají být jednotlivé nabídky a zakázky mezi sebou provázané. Na základě těchto zjištění jsme navrhli architekturu nového datového skladu založenou na přehledném „star“ schématu, které tvoří pevný základ pro další rozvoj reportingu.

V dalším kroku jsme implementovali intecs framework v MS Fabric a postupně budovali základní tabulky pro klíčové oblasti – skladové pohyby, zakázky, výrobní příkazy a objednávky. Nad tímto datovým základem jsme vytvořili aplikaci v Power Apps, která slouží k jednotnému zadávání a úpravám cenových nabídek. Aplikace je obousměrně propojená s datovým skladem: využívá data z Helios i konfigurační Excel soubory uložené na SharePointu a zároveň zapisuje nové údaje zpět do skladu.

Nejnáročnější částí projektu bylo řešení tzv. “kalkulací” tedy přehledu nákladů v jednotlivých fázích zakázky – od cenové nabídky, přes první odhad nákladů v době předání zakázky do výroby až po skutečné náklady z účetnictví. V průběhu implementace jsme s týmem zákazníka postupně objevovali desítky výjimek a podmínek, které bylo nutné do logiky zapracovat. Výsledný systém umí automaticky vyhodnocovat náklady při zohlednění stavu zakázky i jednotlivých výrobních příkazů.

Další výzvou byla požadovaná flexibilita. ZVVZ každoročně mění strukturu vyhodnocovaných nákladů tzv. kalkulační vzorec – přidává nebo odebírá položky, upravuje rozpad nákladů na mzdy, materiál či kooperace. Datový model proto musel být postaven tak, aby tyto změny bylo možné provádět bez zásahu do základní logiky systému.

Výsledkem projektu je plně funkční datový sklad ve Fabricu a aplikační řešení pro zadávání a správu nabídek. Zákazník dnes může porovnávat plánované a skutečné náklady v různých fázích výroby, sledovat ziskovost zakázek a díky jednotnému systému dat přesněji řídit proces od nabídky po realizaci. Součástí dodávky je také dokumentace popisující původ každého datového pole, aby si zákazník mohl v budoucnu datový model dále rozvíjet.

Použité technologie
Oborová řešení
Řešení


„Pro mě osobně bylo velkou výzvou implementovat tak složitou business logiku do nápočtu transformací. Bylo nutné řešit posloupnost kroků, časté fixování hodnot podle změny stavu zakázky nebo výrobního příkazu. Teprve během implementace jsme se zákazníkem objevovali, jak vlastně jejich systém funguje. To co mě ale těší je, že víme, že se datový sklad opravdu využívá. Zákazník jej postupně rozšiřuje podle toho, jaké nové požadavky dostává od uživatelů a naše řešení neleží někde ladem.“

~ Michaela Desová, BI Data Engineer | intecs

Spokojený klient

„Projekt nám přinesl zásadní úsporu čas, kalkulace se nyní počítají automaticky pro všechny zakázky, což dříve nebylo možné. Velkým přínosem je také možnost tvorby reportů přímo nad daty ze systému HeN, které jsme díky datovému skladu získali. Spolupráce byla skvělá, i přes složitosti v systému HeN tým reagoval rychle, flexibilně a vždy našel vhodné řešení. Oceňujeme nejen komplexnost výsledného řešení, ale i jeho koncepci, díky které jsme schopni provádět základní úpravy a rozšíření sami, což nám dává velkou nezávislost do budoucna.“

Filip Hanus

Datový analytik, ZVVZ Group, a.s.