Automatizovaný reporting kapacit, výnosů a nákladů v Power BI
Cíl projektu
Společnost Lematec měla data o tom, jak zaměstnanci tráví čas a na jaké klienty jsou hodiny vykazovány, ale každý týden je ručně zpracovávala v Excelu. Cílem projektu bylo vytvořit high-level reporting v Power BI a Microsoft Fabric, který managementu poskytne každý den aktuální přehled o odpracovaných hodinách, očekávaných výnosech a postupně také nákladech, pomůže lépe řídit provoz, plánovat kapacity a vyhodnocovat výkon klientských projektů a zároveň nahradí časově náročné manuální zpracování dat.
1
reporting
+100
hod. uspořeného času
1
dlouhodobě udržitelné řešení
90%
úspora času při zpracování vykázaných hodin
Lematec je consultingová firma, která prodává své kapacity klientům formou odpracovaných hodin. Pro management je proto klíčové sledovat, jak jsou hodiny vykazovány, na které klienty a projekty směřují a jaký mají dopad na očekávané výnosy firmy.
V první fázi jsme se zaměřili na data z docházkového systému Giriton. Reporting ukazuje odpracovaný čas zaměstnanců a umožňuje sledovat, na jaké klienty jsou hodiny fakturovány z různých pohledů. Management tak získal přehled o vytížení týmu, rozložení práce mezi klienty a základních ukazatelích pro řízení kapacit.
V další fázi jsme do řešení doplnili očekávané výnosy z odpracovaných hodin. Reporting tak nepokrývá jen operativní pohled na čas, ale pomáhá i s finančním plánováním a odhadem budoucích příjmů. Následně jsme začali přidávat také data z účetního systému Pohoda, aby zákazník získal vedle výnosové části i pohled na náklady.
Řešení jsme postavili na Microsoft Fabric a Power BI. Datový model je navržený podle principů Kimballovy metodiky, aby byl přehledný, škálovatelný a vhodný pro další rozvoj. Data ze systémů Giriton, Pohoda a SharePoint jsou sjednocena do jednoho reportingového modelu, který slouží jako základ pro manažerské přehledy.
Výsledkem je reporting, který nahrazuje ruční týdenní práci v Excelu a dává managementu každý den aktuální data pro řízení firmy. Lematec může lépe sledovat vytížení zaměstnanců, očekávané výnosy, klientské projekty i postupně doplňované nákladové pohledy. Řešení zároveň tvoří stabilní základ pro další rozvoj controllingu a finančního reportingu.
Výhoda tohoto projektu byla, že klientovi jsme dodávali řešení, které sami interně používáme, jen jsme museli napojit jiné datové zdroje. Největší výzvou bylo zorientování se v cizích systémech.
Spokojený klient
Spolupráce s intecs byla velmi přátelská, ale zároveň profesionální. Reporting předčil naše očekávání a zároveň nám pomohl ušetřit spoustu času při tvorbě sumářů odpracovaných hodin pro zákazníka. Data ze tří systémů máme nyní přehledně na jednom místě a navíc reporting používáme i na jiné věci, než jsme původně zamýšleli. Řadu let jsme hledali projektový systém, který by vyhovoval našim potřebám, ale nakonec nám ho z větší části nahradil nový reporting.
Head of Sales & Projects, Lematec s.r.o.